Comment gérer facilement votre caisse interne au jour le jour?
Définition : Localimus
Groupe : Groupe de commandes constituées d’utilisateurs
(exemple une entreprise)
Utilisateurs : Exemple en entreprise : un collaborateur
Qu’est ce que la caisse interne sur Localimus ?
La caisse interne est un système qui vous permet de gérer en toute facilité les paiements en cash de vos utilisateurs.
Pour gérer les paiements, les seules choses que vous ayez à faire sont :
1) Entrer les montants dans le système quand vos utilisateurs vous donnent de l’argent (1)
2) Entrer les montant payés au fournisseur quand vous les payer. (2)
Image global avec 1 et 2
Principe de fonctionnement
Ce compte est crédité manuellement quand un utilisateur paye (1)
Ce compte est débité automatiquement quand un utilisateur commande
Ce compte est crédité manuellement quand vous payez un fournisseur (2)
Ce compte est débité automatiquement quand un utilisateur commande chez ce fournisseur
Ce compte est automatiquement crédité quand vous entez un paiement utilisateur
Ce compte est débité automatiquement quand vous payez un fournisseur
Le solde est donc l’argent que vous gardez au sein de l’entreprise. Si vous ne souhaitez pas garder d’argent il vous suffit de faire des avances au(x) fournisseur(s)
Le système vous permet de définir un ensemble de contraintes
Exemples: interdiction d’avoir un solde utilisateur de -7€, paiement des commerçants uniquement le vendredi, la caisse ne rend pas la monnaie aux utilisateurs, chargement minimum de x€, paiements des fournisseurs le vendredi uniquement, pas l’argent gradé dans l’entreprise,…)
Nous vous conseillerons bien sûr sur les meilleurs pratiques à adopter pour rencontrer au maximum les attentes des uns et des autres.
Qui a accès aux comptes?
Tous les administrateurs du groupe
Quand un utilisateur vous donne 20€, il vous suffit de l’indiquer dans localimus.com. Localimus créditera le compte utilisateur et votre compte de caisse.
Quand ?
Quand un collaborateur/utilisateur vous donne de l’argent pour payer ses commandes passées ou futures
Principe
Localimus fonctionne comme un compte bancaire pour chacun de vos collaborateurs/utilisateurs :
Comment créditer le compte d’un utilisateur ?
Vous ne voyez pas ce bouton ? Vous n’êtes donc pas administrateur – Comment devenir administrateur?
A) Descendez/allez dans la partie
En utilisant le moteur de recherche ou en cliquant sur afficher
Si le nombre d’utilisateur est faible, Localimus vous affiche déjà tous les utilisateurs triés par ordre alphabétique.
Le solde du compte de votre collaborateur est maintenant mis à jour.
Quand ?
Quand vous donnez de l’argent à un fournisseur/commerçant.
Principe
De la même manière que pour les utilisateurs, Localimus fonctionne comme un compte bancaire entre vous et le fournisseur
Un solde négatif indique donc des impayés, un solde positif indique une avance sur ces prochaines commandes.
Votre caisse est maintenant à jour !
FAQ
Que dois-je faire si j’ai fait une erreur d’encodage ?
Tout comme un compte bancaire : vous pouvez faire l’opération inverse et refaire la bonne opération ou créditer/débiter la différence
Pour débiter un compte utilisateur, il vous suffit d’utiliser le signe – devant le nombre (le compte caisse est bien sûr débiter de ce même montant)
Exemple :
Vous avez crédité le compte de 200€ au lieu de 20€
Vous pouvez faire l’opération -200€ qui annule la première opération et créditer en suite le compte en entrant 20€
Ou vous pouvez débiter le la différence, c'est-à-dire rentrer -180€
Après toutes ces opérations, le compte caisse aura lui aussi été crédité de 20€
Qu’indique le solde des comptes des utilisateurs ?
Un solde négatif indique des impayés de l’utilisateur, un solde positif indique une avance sur ces prochaines commandes.
N’est ce pas un problème d’avoir des impayés ?
Non, dans 90% des cas c’est même le contraire. La seule chose que vous avez à faire est de vérifier le compte des personnes quand elles quittent le groupe.
Pourquoi ? Car tout le monde peut oublier une fois ou l’autre de payer, au vu du faible montant et du faible risque d’impayés, il est en toute logique normal de laisser commander cette personne qui réglera son solde plus tard. Ceci est dans l’intérêt :
Du groupe/ de l’entreprise : Pas de perte de temps par un utilisateur a devoir trouver un autre moyen de commander
Du commerçant : pas de perte de commandes
De l’utilisateur : pas de perte de temps si il ne peut pas payer toute suite
Nous conseillons cependant de limiter ce découvert à 2 commandes. 2 fois mais pas 3 ;-)
A noter que l’utilisateur reçoit des rappels automatiques de demande de paiement avant d’atteindre cette limite et que vous recevez un rapport mensuel des utilisateurs en découvert depuis 30 jours.
Résultat : les impayés sont nulles avec Localimus tout en apportant le confort à tous.
Impact sur la caisse
Tout l’argent que vous recevez crédite ce que nous appelons votre compte de caisse « image »
Tout l’argent que vous payé aux fournisseurs débite votre compte de caisse.
Exemple pratique :
Imaginons que vous gardez dans un coffre l’argent en cash que les utilisateurs déposent sur leur compte auprès de vous.
Situation de départ :
- Ce qui donne dans localimus
Compte utilisateur A : 10€
Compte – utilisateur B : 0€
Compte de caisse : 10€
Décompte fournisseur : 0€ (vous n’avez pas d’impayés ; ni d’avances)
Imaginons que A fait une commande à 3€ lundi et vous payé le fournisseur uniquement le vendredi, les comptes deviennent
Compte utilisateur A : 7€ (10€ -3€)
Compte – utilisateur B : 0€
Compte de caisse : 10€ (inchangé)
Décompte fournisseur : -3€ (vous avez pas des impayés )
Imaginons Mardi que B charge son compte de 5€ auprès de vous et puis fait une commande à 3€, comptes deviennent
Compte utilisateur A : 7€
Compte – utilisateur B : 5€ ((0€ + 5€➔ car l’utilisateur vous a donné 5€)
Compte de caisse : 15€ (10€ (ancien solde) +5€ (argent donné par utilisateur B) = 15€)
Décompte fournisseur : -6€ (-3€ (ancien solde) – 3€(commande du mardi de l’utilisateur B) =-6€ )
Plus aucunes commandes n’a lieu avant le paiement que vous décidez de faire vendredi.
Le vendredi vous décidez de payer les 6€ au fournisseur. Résultats :
Compte utilisateur A : 7€
Compte – utilisateur B : 5€
Compte de caisse : 9€ (15€ (ancien solde) -6€ (paiement au fournisseur) = 15€)
Décompte fournisseur : 0€ (-6€ (ancien solde) +6€(paiement du vendredi) =0€ )
Vous pouvez bien sûr décider de payer des avances ou encore de payer un autre jour, dans tous les cas le décompte est à jour.
Il est bien entendu que les jours de paiements avec les fournisseurs doivent être défini de commun accord.
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